Een klacht melden

We doen ons best om je zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch lopen dingen niet altijd zoals we graag willen. In zo’n geval kun je een klacht indienen. Ben je niet tevreden over onze dienstverlening, laat het ons dan weten. Dan gaan we samen op zoek naar een oplossing. Hieronder lees je de werkwijze met betrekking tot het indienen van een klacht, over het contact met onze medewerker, de service van Compaen of de uitvoering van onze regels.

Stap 1: klacht indienen
Je bent van mening dat wij je niet goed geholpen hebben en met de betrokken medewerker kom je er niet uit. Dan kun je een klacht indienen. Een klacht dien je in met het klachtenformulier. We kunnen het klachtenformulier ook per post naar je toesturen. Bel of mail ons daarvoor. 

Stap 2: ontvangstbevestiging
Na ontvangst van de klacht, stuurt de betrokken afdeling je binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging. We doen ons best om je daarin al een antwoord of oplossing te geven. Dat lukt niet altijd en misschien is er nog een gesprek met je nodig. Daarvoor nodigen wij je dan uit. Gaat de klacht over het gedrag van een medewerker? Dan wordt jouw klacht behandeld door de manager van de betreffende afdeling en word je uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 3: hoor en wederhoor
In het gesprek kun je jouw klacht toelichten. Compaen kan daar dan op reageren. Vervolgens gaan we samen op zoek naar een oplossing. Afhankelijk van de situatie is de betrokken medewerker bij het gesprek aanwezig. 

Stap 4: vervolg
Je ontvangt een brief met de gemaakte afspraken.

Stap 5: nakomen van de gemaakte afspraken
Wij houden in de gaten dat de gemaakte afspraken worden nagekomen.

Stap 6: geschillencommissie
Ben je niet tevreden over de oplossing ? Dan kun je de geschillencommissie inschakelen.

Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers de kans krijgen om jouw ontevredenheid samen met jou op te lossen. Lukt het niet om samen tot een passende oplossing te komen? Ben je niet tevreden over de uitkomst of de geboden oplossing? Dan noemen we een klacht een geschil. Een geschil kun je ter beoordeling voorleggen aan de Onafhankelijke Regionale Geschillencommissie. Deze commissie is er voor alle klanten die de interne klachtenprocedure hebben doorlopen, maar er samen met ons niet uitkomen. Meer informatie hierover vind je hier.