Een klacht melden

We doen ons best om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch lopen dingen niet altijd zoals we graag willen. In zo’n geval kunt u een klacht indienen. Bent u niet tevreden over onze dienstverlening, laat het ons dan weten. Dan gaan we samen op zoek naar een oplossing. Hieronder leest u de werkwijze met betrekking tot het indienen van een klacht, over het contact met onze medewerker, de service van Compaen of de uitvoering van onze regels.

Stap 1: klacht indienen
U bent van mening dat wij u niet goed geholpen hebben en met de betrokken medewerker komt u er niet uit. Dan kunt u een klacht indienen. Een klacht dient u in met het klachtenformulier. We kunnen het klachtenformulier ook per post naar u toesturen. Bel of mail ons daarvoor. 

Stap 2: ontvangstbevestiging
Na ontvangst van de klacht, stuurt de betrokken afdeling u binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging. We doen ons best om u daarin al een antwoord of oplossing te geven. Dat lukt niet altijd en misschien is er nog een gesprek met u nodig. Daarvoor nodigen wij u dan uit. Gaat de klacht over het gedrag van een medewerker? Dan wordt uw klacht behandeld door de manager van de betreffende afdeling en wordt u uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 3: hoor en wederhoor
In het gesprek kunt u uw klacht toelichten. Compaen kan daar dan op reageren. Vervolgens gaan we samen op zoek naar een oplossing. Afhankelijk van de situatie is de betrokken medewerker bij het gesprek aanwezig. 

Stap 4: vervolg
U ontvangt een brief met de gemaakte afspraken.

Stap 5: nakomen van de gemaakte afspraken
Wij houden in de gaten dat de gemaakte afspraken worden nagekomen.

Stap 6: geschillencommissie
Bent u niet tevreden over de oplossing ? Dan kunt u de geschillencommissie inschakelen.

Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers de kans krijgen om uw ontevredenheid samen met u op te lossen. Lukt het niet om samen tot een passende oplossing te komen? Bent u niet tevreden over de uitkomst of de geboden oplossing? Dan noemen we een klacht een geschil. Een geschil kunt u ter beoordeling voorleggen aan de Onafhankelijke Regionale Geschillencommissie. Deze commissie is er voor alle klanten die de interne klachtenprocedure hebben doorlopen, maar er samen met ons niet uitkomen. Meer informatie hierover vindt u hier.